Dokumentasi

Istilah dokumentasi di kemukakan pertama kali pada tahun 1895, tatkala Paul Otlet menyebutkan istilah dokumetasi. Pada waktu itu dokumentasi berarti pencatatan semua buku yang pernah diterbitkan di mana saja sepanjang abad. Tujuannya ialah menyusun bibliografi universitas, artinya mencatat data buku seperti pengarang, judul, edisi, tahun terbit, nama penerbit, keterangan fisik dan serinya yang pernah terbit di dunia sepanjang masa. Karena itu namanya universal, artinya mencakup seluruh dunia. Untuk berukuran mencatat buku yang diterbitkan itu, Paul Otlet menggunakan sebuah kartu berukuran 10 x 12,5 cm, disebut kartu dokumentasi. Kegiatan pencatatan tersebut tidak berhasil sehingga bibliografi universal tidak selesai, bahkan hingga sekarang pun bibliografi universal tidak pernah ada. Kartu dokumentasi tersebut tidak lagi digunakan, kemudian diganti dengan kartu berukuran lebih kecil sebesar 7,5 x 12,5 cm. Kartu ukuran ini disebut kartu catalog, sedankan kartu dokumentasi diambil alih oleh pihak pos, telepon dan telegraf, dikenal dengan kartu pos!

Sementara itu di dunia percetakan dan ilmu pengetahuan terjadi perubahan dalam bentuk terbitan. Semula hingga abad 17 terbitan yang banyak muncul ialah buku. Hal ini mulai berubah sejak abad 18 dan 19 tatkala terbit berbagai majalah, termasuk majalah ilmiah. Setiap kali terbit, majalah tersebut dicatat judulnya, nomor, volumenya; itulah yang dicatat perpustakaan. Bagaimana dengan isinya? Bila anda ingin mengetahui isi majalah ilmu Perpustakaan & Informatika, yang terbit tahun 1992, maka anda cukup datang ke perpustakaan, mencari majalah tersebut, lalu merambang atau membuka-buka isi majalah. Itu bila perpustakaan memiliki majalah yang anda cari. Bila tidak, maka anda harus mencari pada sumber pencatatan daftar isi majalah menurut system tertentu untuk memudahkan pemakai penemu balik artikel yang diinginkannya.

PERUBAHAN PENGERTIAN DOKUMENTASI.

Pencatatan semacam itu pada awal abad 20 dilakukan oleh pustakawan, khususnya mereka yang bekerja di perpustakaan khusus. Kegiatan semacam ini di kawasan Eropa Barat dilakukan oleh orang-orang yang menyebut dirinya dokumentalis, namun di negara amerika serikat dilakukan oleh mereka yang bekerja di perpustakaan khusus. Karena itu pengertian dokumentasi berubah dari biblografi universal menjadi sinonim dengan perpustakaan khusus. Hal ini berlangsung hingga akhir tahun 1930-an. Beberapa saat kemudian pecahlah perang dunia 2. Perang tersebut diramaikan dengan kegiatan mata-mata dari pihak sekutu. Para mata-mata itu seringkali harus mengirimkan laporan tertulis, ditulis dengan tangan maupun diketik. Kalau diketik maupun ditulis, maka laporan tersebut ditulis pada kertas. Berarti kertas ini harus diusahakan untuk tidak terbaca pihak lawan. Maka tumbuhlah usaha agar tulisan sebesar satu helai kertas diperkecil sehingga menjadi sebesar titik. Pengecilan ini bertujuan agar tidak terbaca lawan, sedangkan pihak kawan bila ingin membaca harus menggunakan alat khusus, disebut alat pembesar atau alat baca. Kegiatan tersebut dinamai kegiatan dokumentasi, artinya pengalihan segala bentuk buku/kertas menjadi bentuk mikro. Bentuk mikro yang popular waktu perang dunia adalah dalam bentuk microfilm, berupa gulungan film dalam bentuk kecil.

Seusai perang dunia 2, kegiatan pengubahan bentuk menjadi bentuk lebih kecil dilakukan oleh semua pihak. Kegiatan tersebut tidak lagi dinamai kegiatan dokumentasi, melainkan pengalihan ke dalam bentuk lebih kecil. Lalu apa artinya dokumentasi?

Dalam anggaran dasar FID (Federation International d’Documentation et Information) bahwa dokumentasi adalah segala kegiatan pencetusan, pencatatan, pembuatan, perekaman, pendayagunaan informasi dalam segala bentuk dalam Ilmu-ilmu Sosial, Kemanusiaan, dan Pengetahuan, untuk kesejahteraan umat manusia.

Sumber : Pengantar Ilmu perpustakaan oleh : Sulistyo Basuki